コラムまとめ

経理業務を効率化するための課題解決方法とは

経理業務は企業運営における中核的な業務であり、非常に重要な役割をもっていますが、作業量が多く、また専門知識も必要なため属人化してしまうという課題があります。
属人化してしまう原因を把握し、原因を解決する様々な課題解決方法、改善方法を知ることで、経理業務を効率化し、またミスや不正防止にもつながります。

経理業務の効率化が難しい理由とは

経理業務はブラックボックス化しやすい

経理業務は属人化しやすいこともあり、ブラックボックス化してしまうケースも多くあります。ここではその理由を3つご紹介します。

経理業務は少人数で担当することが多い
経理業務が属人化しやすい原因の一つに、担当する従業員の少なさがあります。経理業務は多岐にわたり、業務量も多いですが、小さい会社ですと、一人で行っていることもあり、その場合その経理担当者が仕事を進めやすいように、オリジナルの方法で経理業務を行いがちです。そうすると担当者以外からは経理業務の内容が見えにくくなりブラックボックス化してしまいます。
経理業務は専門知識が必要
経理業務は業務の特性上、専門知識が必要になることが多く、経理部門以外の従業員は問題が起こっていても気付きにくいという問題があります。
会計システムへの入力作業が属人化しやすい
経理業務の一つに、会計システムへの入力がありますが、ただ機械的に入力すればいいわけではなく、帳簿・入出金管理の知識と意識も必要になります。また、重複入力などを防ぐという意味でも、入力する作業者は一人のほうよいということもあり、入力作業が特定の人しかできない状況になりがちです。
このような理由から、経理業務が属人化しやすいことによって、経理業務は業務内容が見えにくいという特徴があります。

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面倒な領収書管理

経理業務の中でも領収書管理は、煩雑なところが大きいといわれています。その理由をご紹介します。

領収書の有無の確認
経理担当者は、社員や支払先への処理を行うために、領収書が提出されているかどうかを確認したり、催促したりする必要があります。さらに領収書の紛失や、もらい忘れたりすることもあるため経理作業が煩雑になりがちです。
交通費の領収書の必要・不必要のルールが会社によって異なる
社内規定に領収書が必要と明記されれば電車やバス、航空機などの交通費に関する領収書は必要になりますが、規定は会社によって異なるため、会社ごとに規定に沿ったルール決めをしなければなりません。
不正申請チェック
領収書で発生しやすい経費の水増し請求や個人の接待交際費、カラ出張などの不正申請について、チェックが必要になります。
事前申請書との突き合わせチェック
経費を利用する前に提出される事前申請書（伺い書）と、経費申請で提出された領収書、精算書との突き合わせチェックを行っている会社もあります。
立替払い・仮払いの対応
社員が経費の立替や、仮払い、コーポレートカードでの支払いなどを行った場合は、経理業務が煩雑になりがちです。
領収書の保管
領収書は7～10年と長期間での保存が必要なため、量も膨大となり、保管場所に困るケースもあります。

関連情報: 経理担当者の業務を時短・効率化！「領収書」の効率的管理法

経理業務の効率化を実現する方法

経理業務のBPOの目的例

経理業務のBPOの導入目的は、企業ごとに異なります。経理業務のBPOで得られるメリットをもとに、BPOの目的例をご紹介します。

労働時間削減のため
働き方改革が進められる中、労働時間削減は急務であり、労働時間を削減するために、BPOを導入する企業は多くあります。経理担当者は月末月初は請求書や、経費精算の締め作業に追われ、残業時間が増加する傾向があるため経理業務のBPOにより、繁忙時期に合わせた人員配置、運用により、業務量が平準化され残業時間の削減が期待できます。
経理担当者をコア業務に集中させるため
経理業務のBPOは業務効率により担当者をコア業務に集中させることもできます。
人件費などのコスト削減のため
経理業務のBPOによる効率化で業務量が減ることで、従来かかっていた人件費が削減できます。
業務プロセスの可視化のため
専門的な経理業務をBPOに委託することで、業務プロセスを可視化することもできます。社内で業務が属人化し、引き継ぎ作業が煩雑になる事がありますが、経理業務のBPOにより業務手順書をマニュアル化することで、属人化していた業務の可視化に繋がります。

経理業務のBPO

経理業務の効率化を考えた場合、外にアウトソーシングするBPOが効果的です。経理業務のBPOを実施することで、業務改善、業務効率化を目指すことができますが、経理業務のBPOをする前には目的を明確にする必要があります。
なぜ目的を明確にする必要があるかというと次のような失敗が想定されるためです。

目的が曖昧だったため、経理業務を丸投げしたが成果がはっきり出なかった。
目的もなく漠然と経理業務のBPOを依頼した結果、自社の実態に合わない会計処理をされてしまった。
業務が可視化できていない状態で経理業務のBPOを行った結果、委託業者からの確認が多くなってしまい追加の業務や、業務分断が発生し、効率化につながらず結果的にコスト増となってしまった。
アウトソーシングをすれば確かに経理業務を代行してくれるものの、それを期待した成果につなげるためには、綿密に計画、シミュレーションをし、戦略的に行う必要があります。

アウトソーシングをすれば確かに経理を代行してくれるものの、それを期待した成果につなげるためには、綿密に計画、シミュレーションをし、戦略的に行う必要があります。

関連情報: 経理業務のBPOの成功のカギは目的を明確にすることにあり

FinTechにより経理業務を変革

FinTechは、あらゆる業務を変革するといわれていますが、経理業務に導入することでどのように変革することができるかを具体的にご紹介します。

経費精算業務の効率化を実現
経理業務の中でも特に煩雑といわれる経費精算業務を、承認申請フローのシステム化、オンラインによる出張チケット手配、会計ソフトとの連携などにより、効率化することが可能で、生産性向上や省力化・省人化を実現します。
経営判断の迅速化
会計・財務サービスなどを導入し、経理業務を効率化できることにより、経営判断に必要な資料も手間をかけず提供することが可能になります。そのため迅速な経営判断ができることで、経営をスムーズに行うことができます。
決済サービスの導入による顧客満足度の向上
決済サービスや送金サービスは、経理業務を効率化することはもちろんですが、顧客や取引先にとっても、決済の手間や時間の削減が可能となります。業務のストレスや手間が削減できることで顧客や取引先の満足度向上につながります。
国際送金のコスト削減・効率化
オンライン上で送金できるサービスを利用することで、手数料が抑えられることが多く、また国際送金の場合には即時送金ができるというメリットもあります。さらに、為替レートが有利なタイミングでの送金を行うといったこともできるため、コスト削減や効率化につながります。

関連情報: FinTechとは？経理業務はどう変革できる？

経費精算システムのメリット

経理業務の中でも、承認作業を伴うことで煩雑になりがちな経費精算業務ですが、経費精算システムを利用することで、社内で利用した経費を精算する際に生じる申請、承認、仕訳、会計ソフトへのデータ連携までの一連の業務を効率化できます。

経費精算システムを利用することは、経費申請、経理業務を行う担当者それぞれにメリットがあります。

申請者のメリット
システムを利用しない場合、経費を申請する申請者は、紙の申請書への記入や承認申請、領収書の管理や提出の手間がかかります。しかし経費精算システムを導入すればその手間を削減することができます。また承認についても、承認者が複数いてもシステム上で現状を確認できるため、確認のストレスの軽減にもつながります。
経理担当者のメリット 経費申請を処理する経理担当者は、経費精算システムを利用することで経費の計算や仕訳を自動化できることで経理業務の作業負荷を軽減できます。またヒューマンエラーの軽減にもつながります。経費精算システムによってはアラート機能が備わっているものもあり、経費精算の不正防止につながります。
承認者のメリット
承認者は主に上長が担当することが多いと思いますが、多忙なことも多くなかなか承認が進まないといったこともあります。経費精算システムを利用すれば承認・差戻作業はボタン一つで可能なため、外出先からでも簡単に承認作業ができるようになります。対応漏れや遅延といったストレスからも解放されます。