学術会議・コンベンション

MICE事業部が考える提供サービス

学術会議運営、コンベンション運営業務はもとより、それら開催時に必要な参加者への交通・宿泊のご斡旋、参加登録や参加費の収受を円滑に行う「AMARYS」(アマリス)システム、学会等の受付時の混雑解消など、学術会議に係るすべての業務を一括したワンストップサービスをご提案致します。

主な取扱い領域

●オンライン事前参加登録 ●会場手配 ●参加者交通・宿泊手配 ●演題投稿 ●各種制作物
●事務局代行業務 ●国際見本市・展示会など

よくあるお客様の課題

●学術会議開催に向けて参加者数をあらかじめ見極めたい。
●景気の変動、為替の変動などの影響を最小限にするために、事前登録を行いたい。
●インバウンド旅客の増加でホテルの確保が難しい。
●事前登録、参加費の支払い、アブストラクト投稿を一括で管理したい。
●当日の受付や、各種準備物、制作物、運営までワンストップで発注したい。
●都市ではなく、地方で開催したい。

事例のご紹介

■演題投稿のデータ管理事例

課題
  • ・国際会議ではアブストラクト投稿の際に、必ず事前参加登録を行い、支払いを済ませていることが必須条件のケースが多いが、別々のシステムで管理することが多く、データの照合、検索が大きな労力になっている。また、会議参加者の交通・宿泊手配も大きな課題となっている。
今回ご提案したソリューション
  • ・事前参加登録、支払い、演題投稿の他、交通・宿泊手配を一括管理できる『AMARYS』(アマリス)をご提案。
  • ・IEEEの演題投稿の仕組みと、『AMARYS』(アマリス)を連動させることも可能。
効果
  • ・清算完了者のみ投稿できる仕組み、条件設定が可能なので、データを見ればすべての条件を適用されているかどうかが簡単に判別可能になった。
  • ・交通・宿泊手配を一括管理できるようになった為、業務の効率化が実現出来た。

■小規模から大規模まで学会開催における会場手配から当日の運営までの総合プロデュース

課題
  • ・当日の運営までの煩雑な手続き(参加登録、演題投稿、会場・ホテル等の施設との手配調整など)。
  • ・様々な業務による業務量の増加とコストの増加。
  • ・学会開催に向けた業務の効率化。
今回ご提案したソリューション
  • ・会場手配から、事務局業務、予算策定、収支計画作成、実行計画作成、各種マニュアル作成、当日運営まで総合的に扱う
    イベントマネージメントをご提案。
効果
  • ・煩雑な各種業務を委託する事で、学会開催に向けた業務の効率化を図ることが出来た。
  • ・すべての業務をワンストップ対応する事で、コストを抑えることが出来た。

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