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幹事さん Q&A

幹事さんの心構え

1. 最初にやるべきことは・・・

今回のプロジェクトの「目的」や「ビジョン」は何でしょうか。
コミュニケーションづくり? 旅行? 周年事業?

「目的」や「ビジョン」を難しく考えることはありません。
あなたが日常業務で、日頃無意識に心がけていることです。

今回のプロジェクトの「目的」や「ビジョン」が決まれば、
おのずと方向性が定まってきます。

2. 過去の実施状況を確認しましょう・・・

成功例を共有しましょう。
そのとき発生した課題・問題を整理しましょう。
そして、そのときの解決策は何だったのでしょうか。

課題・問題点は、次のように対外的な要因と対内的な要因に分けられます。

対外的な要因は、例えば

  • バスの配車遅れなどの輸送関連
  • 旅館が悪かった、ホテルの宴会場が悪かったなどの宿泊関連
  • レストランでの用意が遅かったなどの食事関連
  • 要望をきちんとコーディネートできる旅行会社ではなかった

対内的な要因は、例えば

  • 会議場・宴会場での席次を間違えた
  • 式次第の順番を間違えた

などが考えられます。

3. プロジェクト担当者の使命確認しましょう・・・

その使命から「裏方さん」「旅の演出家」「影の実力者」「闇の帝王」など呼ばれ方はさまざまですが、プロジェクト成功のためには、
周囲に対して気配り・心配りが大切です。

準備段階から何でもひとりでやろうとしてはいけません。
内外の協力体制が不可欠です。
旅行会社担当者を巻き込んでのチームづくりが大切です。

実施段階では、考えられるハプニングは想定しておきましよう。
常に笑顔で臨機応変に対処することを心がけてください。

イラスト:最初にやるべきことは・・・ イラスト:過去の実施状況を確認しましょう イラスト:プロジェクト担当者の使命を確認しましょう

 

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例えば、社員旅行の計画

「社員旅行プロジェクト」の流れは、概ね次のとおりです。

1旅行プロジェクト担当者になった時点でするべきことは?

周囲に、自分が担当者になったことを報告しましょう。
担当者の仕事は非常に多岐にわたり、すべてをひとりで完璧にこなすことはまず不可能です。
さまざまな局面で協力を仰ぐためにも、社内メールや掲示板などで周知してもらいましょう。
プロジェクトが大規模になるほど、社内チーム体制が必要です。

2旅行の企画準備(旅行テーマ・日程・行き先・経費・企画内容)

上記の中でも「テーマ」が重要です。
逆にこれさえ決まれば、行き先などもすぐに決まることでしょう。

3あなたのブレーン、または業務パートナーになる旅行会社の選定

比較的早い段階で旅行会社を決めましょう。
もちろん企画競合・価格競合も必要ですが、気持ちよくプロジェクトを進めるためには信頼でき、波長の合う担当者がいる旅行会社に決めることをお勧めします。

4日程概要の打合せ

宿泊施設や観光のポイントも、この時点で候補を絞っておきます。

5旅行の「味付け」となるコンテンツの整理

会食会場の決定。 宿泊施設の会食会場を使用する以外に、別に会場を確保するケースもあります。
料理や飲み物の注文、必要なグッズの準備、ショーの手配、ビンゴなどゲームの用意。

6旅行当日

不慮の事態に対する準備を忘れずに。寝坊をしないように。。。

7旅行終了後

会社に対して会計報告を行います。
また、今回の資料を報告書としてまとめ、次回担当者への引き継ぎも行います。
この部分が重要で、毎回スムーズに行い、また内容を充実させていくためのポイントです。

イラスト:旅行プロジェクト担当者になった時点でするべきことは?

イラスト:旅行の企画準備(旅行テーマ・日程・行き先・経費・企画内容)

イラスト:あなたのブレーン、または業務パートナーになる旅行会社の選定

イラスト:旅行終了後

 

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旅行会社への素朴な質問

行き先は決まっているのですが・・・
立ち寄る観光スポットなどがみつかりません。

旅行会社の担当者に相談しましょう。
宿泊施設近辺にめぼしい場所がみつからなくとも、
道中に観光スポットがあることがあります。

場所と人数が決まったら?

旅行会社に相談して、とりあえず仮予約を入れましょう。
団体旅行の場合は時期や人数、方面によっては手配が非常に
難しくなりますので、早めに行うことが大切です。

団体って何名から?

基本的には国内は15名以上、 海外の場合は10名以上の場合に
団体料金を適用しているケースが多く見られます。

燃油サーチャージって何?
なぜ航空会社によって金額が違うの?

燃油サーチャージとは、原油の高騰にともない、
航空会社の企業努力で吸収しきれない燃油価格の一部を乗客の皆様にご負担いただく追加運賃のことです。
本来、燃料経費は航空運賃に含まれるものですが、
燃油価格の激しい変動に対応するため、通常の航空運賃とは別に徴収されるものです。
また、燃油サーチャージは原油高にともなう措置ですが、
その金額は航空会社が独自で決めていることから、
同じ路線・方面であっても航空会社によって異なります。

イラスト:お気軽にご相談ください! イラスト:燃油サーチャージって何?なぜ航空会社によって金額が違うの?

 

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旅行経費についての豆知識

社員旅行の税務上の取り扱いは、次のとおり定められています。

非課税となるケース

  • 会社負担額が少額であること(10万円が目安)。
  • 旅行の期間(海外の場合は外国での滞在日数)が4泊5日以内であること。
  • 参加した人数が全体の半数以上であること
    (職場(営業所、部署など)ごとの場合は、職場ごとの人数の半数以上)。

※以上の要件を満たしていても、以下の場合は課税扱いとなります。

  • 役員のみで行う旅行
  • 取引先に対する接待、慰安等のための旅行
  • 実質的に、私的旅行と認められる旅行
  • 旅行と金銭との選択が可能な場合

イラスト:旅行経費についての豆知識

 

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